Приём на работу. Самоучитель кадрового делопроизводства
6.1 Если работник поступает на работ впервые, то работодатель оформляет «электронную трудовую» – формирует о принятом на работу работнике отчет по форме ЕФС‑1 на нового работника.
Сведения о трудовой деятельности входят с 2023 года в состав Единого отчета ЕФС‑1. Бланк и электронный формат утверждены постановлениями Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п и № 246п соответственно.
Отчет подаётся в Фонд пенсионного и социального страхования (Социальный фонд, СФР) по месту регистрации. Если в организации есть обособленные подразделения, которые имеют собственный счёт в банке и с него они выплачивают начисления работникам, то ЕФС‑1 по подразделению подавайте отдельно по месту его регистрации.
Сроки сдачи подразделов 1 и 1.1 формы ЕФС‑1 определяются кадровыми событиями, которые отражают в отчете (п. 5, 6 ст. 11 Закона № 27‑ФЗ от 01.04.1996). Срок сдачи при Приёме и Увольнении работника – Следующий рабочий день за датой приказа или датой трудового договора, если не применяются приказы о приеме.
Если срок выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, работодатель может сдать отчёт в ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 193 ГК РФ).
6.2 Если на работу принимается работник с трудовой биографией имеющий на руках бумажную трудовую книжку с записью о выборе Электронной Трудовой Книжки, то работодатель должен получить от работника:
бланк СЗВ‑Р, выданный предыдущим работодателем;
форму СЗВ‑ПФР, полученную работником в территориальном отделении пенсионного ведомства;
бумажную трудовую книжку, с отметкой о том, что работник выбрал ЭТК (подал соответствующее заявление на предыдущем рабочем месте).
При этом наличие записи о выборе работником Электронной Трудовой Книжки, бумажная Трудовая книжка нужда только для подтверждения информации о трудовой деятельности. Работодатель не забирает её себе и не хранит у себя, и не вносит в неё никаких записей.
Если работодателем ведутся формы Т‑2 (личные карточки), то он может переписать информацию из бумажной Трудовой Книжки работника.
6.3 Если на работу принимается работник с бумажной Трудовой Книжкой и без записи о выбору ЭТД
В этом случае работодатель выполняет все положенные манипуляции обязательные по отношению к бумажным Трудовым Книжкам, отказать работнику в приёме на работу на основе того, что у работодателя «все на электронных книжках» нельзя.
Документы, используемые в процессе приёма на работу:
Трудовой договор между работником и работодателем – микропредприятием;
Справка о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах;
Согласие на обработку персональных данных
Положение о хранении и использовании персональных данных работников;
Трудовой договор с руководителем государственного муниципального учреждения;
Отказ от прохождения незаконного медицинского осмотра при приеме на работу;
Согласие родителя на трудоустройство несовершеннолетнего работника;
Требование о предоставлении письменного отказа в приеме на работу;
Соглашение к трудовому договору;
Заявление о приеме на подземные работы;
Справка о характере работы по основному месту работы;
Трудовой договор;
Расписка в получении разъяснения субъектом персональных данных последствий отказа в их предоставлении;
Письменное требование о сообщении причины отказа в приеме на работу;
Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
Заявление о приеме на работу;
Трудовой договор с работником бюджетного учреждения;
Заявление об отсутствии ограничений на выполнение работы по совместительству
Допсоглашение к трудовому договору с работником ФБУ;
Заявление о заключении трудового договора
Требование об ознакомлении с правилами внутреннего трудового распорядка;
Приказ распоряжение о приеме работника на работу;
Трудовой договор с работником ФБУ;
Заявление о неприменении условия об испытании в связи с его незаконностью.
Вопросы Инспектора ГИТ
1 Трудовой договор заключен между работником и работодателем в письменной форме или в электронной форме (в случае взаимодействия посредством электронного документооборота)?
2 Получение работником экземпляра трудового договора, заключенного в письменной форме, подтверждено подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя?
3 При фактическом допущении работника к работе работодатель оформил с ним трудовой договор в письменной форме или в электронной форме (в случае взаимодействия посредством электронного документооборота) не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе, а если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско‑правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, – не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом?
4 Работодатель, являющийся федеральным государственным унитарным предприятием, согласовал с федеральным органом исполнительной власти, в ведении которого он находится, прием на работу главного бухгалтера?
5 Отсутствуют факты заключения гражданско‑правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем?
6 Прием работника на работу оформляется трудовым договором?
7 В случае оформления работодателем приказа (распоряжения) о приеме на работу его содержание соответствует условиям заключенного трудового договора?
8 При приёме на работу (до подписания трудового договора) работодатель ознакомил работников под роспись или в электронном виде (в случае взаимодействия посредством электронного документооборота) с правилами внутреннего трудового распорядка, локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (при наличии)?
